Văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức kĩ sư

Thách thức của việc chia sẻ kiến thức

Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong một tổ chức, dù lớn hay nhỏ, luôn là một thách thức. Nếu tổ chức thiếu văn hóa học hỏi - môi trường khuyến khích sự học hỏi và trao đổi giữa mọi người - thì nhiều vấn đề có thể xảy ra, đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm:

• Kiến thức rời rạc: Khi mỗi nhóm trong dự án hoạt động độc lập thì kiến thức sẽ trở nên phân mảnh. Điều này khiến mỗi nhóm phát triển theo cách riêng, không tuân theo tiêu chuẩn chung và gây ra xung đột.
• Phụ thuộc vào cá nhân: Dự án quá phụ thuộc vào một cá nhân có thể dẫn tới tình trạng "nghẽn cổ chai". Cần nhớ rằng việc dựa vào một người giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng chỉ là giải pháp tạm thời.
• Khoảng cách kiến thức: Khi chuyên gia chịu trách nhiệm cho quá nhiều nhiệm vụ mà không chia sẻ hoặc đào tạo người khác, việc tìm người thay thế trở nên khó khăn. Điều này tạo ra một khoảng cách lớn giữa chuyên gia và người mới.
• Copy-Paste mù quáng: Khi chỉ áp dụng phương pháp copy-paste code mà không cố gắng hiểu rõ ngữ cảnh hay bản chất của mã, ta có thể tạo ra các lỗi không lường trước và làm mất đi sự sáng tạo, điều này giống như việc dùng một công thức toán không phù hợp với bài toán cần giải.
• Không có sự an toàn tâm lý: Một môi trường làm việc khiến mọi người cảm thấy sợ hãi khi thử nghiệm, sáng tạo hoặc phạm sai lầm trước mắt người khác sẽ là rào cản cho việc chia sẻ và trao đổi minh bạch.

Tóm tắt vấn đề và giải pháp chia sẻ kiến thức với các tổ chức kĩ sư

Chia sẻ kiến thức trong tổ chức kĩ sư

Code is an important output but only a small part of building a product.

Code là output quan trọng, nhưng chỉ là một phần trong quá trình phát triển sản phẩm. Con người mới là nhân tố đóng vai trò cốt lõi. Mọi “chuyên gia” đều từng là “người mới”, thành công của một tổ chức phụ thuộc vào việc phát triển và đầu tư vào con người.

Nhìn chung, kiến thức có thể được chia sẻ với nhau thông qua nhiều hình thức:

• Lời khuyên 1-1 từ chuyên gia: Các chuyên gia đưa ra giải pháp cho vấn đề dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết của họ. Lời khuyên của chuyên gia được cá nhân hóa để giải quyết trực tiếp nhu cầu của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, do chỉ tương tác 1-1, những lời khuyên này không được nhân rộng. Trong trường hợp không có chuyên gia giải đáp, người hỏi có thể bị mắc kẹt với vấn đề của mình.
• Tài liệu chia sẻ kiến thức: Văn bản đóng vai trò như kho lưu trữ thông tin lâu dài, giúp phổ biến kiến thức chuyên môn tới nhiều đối tượng, từ đó truyền tải thông tin rộng rãi hơn. Tuy nhiên, tài liệu đôi khi chỉ ghi lại những điểm khái quát, thiếu sự cụ thể trong một số trường hợp đặc thù. Ngoài ra, tài liệu cũng được yêu cầu phải cập nhật để đảm bảo nội dung luôn phù hợp.
• Tribal Knowledge: Những kiến thức dạng tribal knowledge thường không được ghi chép ra hay truyền đạt lại một cách chính thống, nhưng lại được biết đến và chia sẻ trong một nhóm hoặc tổ chức cụ thể. Đây thường là những thông tin quan trọng giúp nhóm hoạt động hiệu quả.

Ngay cả khi mọi thứ đều được ghi chép lại, sự giao tiếp giữa người với người vẫn không thể thay thế được. Những vấn đề cụ thể, đặc thù vẫn cần có hướng dẫn cá nhân từ các chuyên gia. Bên cạnh đó, tribal knowledge là trí tuệ bất thành văn, có vai trò lấp đầy những khoảng trống mà hồ sơ chính thức bỏ qua. Các phương pháp chia sẻ phối hợp với nhau để đảm bảo kiến thức không chỉ được lưu trữ mà còn được hiểu và áp dụng một cách hiệu quả.

Xây dựng văn hóa chia sẻ

Một tổ chức cần có khả năng chia sẻ kiến thức để trở thành một tổ chức phát triển mạnh mẽ, điều này chỉ có thể đạt được khi tổ chức xây dựng môi trường đề cao sự an toàn về mặt tâm lý. Trong môi trường đó, các cá nhân có thể tự do thừa nhận những lỗ hổng trong hiểu biết của mình mà không sợ bị phán xét, mở đường cho việc học tập và phát triển tập thể.

Xây dựng văn hóa chia sẻ không phải là hành động “đao to búa lớn”, mà là nuôi dưỡng những tương tác hàng ngày. Tương tác cá nhân trực tiếp dù mang lại sự thoải mái nhưng không thể mở rộng quy mô khi các nhóm dần lớn hơn. Do đó, việc thiết lập các chuẩn mực để tương tác nhóm mang tính hợp tác và xây dựng là cần thiết. Những chuẩn mực này không chỉ tạo ra tinh thần chung cho các thành viên hiện tại mà còn là thông điệp đến những người mới về giá trị và kỳ vọng của nhóm.

Một bộ “quy tắc giao tiếp” được thiết kế bởi Recurse Center - một tổ chức giáo dục cho các lập trình viên, nổi bật với việc thúc đẩy một môi trường học tập tích cực và hòa nhập. Bộ quy tắc này đề ra các điểm sau:

• No feigning surprise: Tránh bày tỏ sự hoài nghi khi ai đó thừa nhận họ không biết điều gì đó, điều này sẽ gây cản trở việc chia sẻ kiến thức trung thực.

  Dan: What’s the command line?

  Carol: Wait, you’ve never used the command line?

• No well-actuallys: Tránh đưa ra những lời sửa lỗi không liên quan đến cuộc trò chuyện, phá vỡ mạch trò chuyện và hướng sự chú ý vào người sửa lỗi.

  Alice: I just installed Linux on my computer!

  Bob: It’s actually called GNU/Linux.

• No back-seat driving: Không ngắt lời hoặc áp đặt trong các cuộc thảo luận trừ khi bạn tham gia đầy đủ và đóng góp một cách có ý nghĩa.

  Bob: What’s the name of the string copy function?

  Alice: Strncpy.

  Eve: (from across the room) You should use strlcpy. It’s safer.

• No subtle -isms: Không phân biệt, kì thị, thành kiến khiến các cá nhân cảm thấy không được chào đón, thiếu tôn trọng hoặc không an toàn.

  Carol: Windows is hard to use.

  Bob: No way. Windows is so easy to use that even my mom can use it.

Bằng cách tiếp thu và thực hành các quy tắc này, tập thể có thể củng cố một môi trường khuyến khích việc chia sẻ và học hỏi liên tục.

Chia sẻ kiến thức để phát triển cá nhân và tổ chức

Ngày nay, trong bối cảnh công nghệ thay đổi nhanh chóng, việc học hỏi và chia sẻ kiến thức liên tục đã trở nên tối quan trọng cho sự phát triển của cá nhân và tổ chức. Những học hỏi, khám phá của cá nhân đặt nền tảng cho kiến thức chuyên môn, và hành động chia sẻ, gắn kết cộng đồng giúp nhân rộng quy mô và đổi mới. Để khuyến khích sự tương tác giữa phát triển cá nhân và trí tuệ tập thể, ta có thể xem xét các cách tiếp cận sau:

Phát triển kiến thức:

• Không ngừng học hỏi: Liên tục học hỏi là rất quan trọng, hãy tìm kiếm cơ hội để mở rộng nền tảng kiến thức của bạn như đọc sách, tham gia các khóa học hoặc trải nghiệm thực hành.

• Liên tục đặt câu hỏi: Câu hỏi là động lực thúc đẩy việc mở rộng kiến thức. Đối với người bước chân vào lĩnh vực mới, việc đặt câu hỏi càng là điều then chốt để tiếp cận nguồn thông tin rộng lớn, mới mẻ. Bên cạnh đó, các đồng nghiệp, với kinh nghiệm và hiểu biết đa dạng, là tài sản vô giá trong hành trình học tập này.

• Hiểu tầm quan trọng của ngữ cảnh: Quy tắc “Hàng Rào Của Chesterton” - Trước khi quyết định hay thay đổi một hệ thống, thành phần hay đoạn mã đã có, hãy tìm hiểu lí do nó tồn tại. Đặc biệt với các hệ thống legacy, việc biết 'tại sao' là rất quan trọng. Sau khi nắm bắt được, hãy ghi lại sự hiểu biết này để tham khảo trong tương lai.

  Quy tắc “Hàng Rào Của Chesterton” dựa trên một phép ẩn dụ của nhà văn Anh G.K. Chesterton. Theo quy tắc này, trước khi tháo dỡ một thứ (như một cái hàng rào) mà bạn không hiểu lý do, bạn cần tìm hiểu tại sao nó tồn tại. Chỉ khi biết rõ mục đích của nó, bạn mới nên quyết định có gỡ bỏ hay không. Quy tắc này nhấn mạnh vào việc tìm hiểu và đánh giá lý do của sự tồn tại trước khi đưa ra quyết định thay đổi hoặc bãi bỏ. Trong ngữ cảnh lập trình, nó có thể áp dụng khi đối mặt với một đoạn mã lâu đời mà bạn không hiểu, trước khi quyết định viết lại hoặc chỉnh sửa, bạn nên tìm hiểu lý do tại sao nó được viết như vậy.

Chia sẻ và nhân rộng kiến thức:

• Mọi người đều có thể chia sẻ: Mọi người đều là người mới ở lĩnh vực nào đó và là chuyên gia ở lĩnh vực khác. Mọi người đều có thể chia sẻ quan điểm và chuyên môn của riêng mình.
• Nền tảng chia sẻ kiến thức: Thiết lập các buổi nói chuyện, các lớp học về công nghệ để phổ biến kiến thức. Đồng thời tạo khoảng thời gian để các chuyên gia có thể giải đáp các câu hỏi chưa được đưa vào tài liệu.
• Thói quen viết tài liệu: Tài liệu không chỉ là một kho lưu trữ kiến thức mà còn giảm bớt các câu hỏi lặp đi lặp lại và giúp các thành viên mới hội nhập một cách hiệu quả. Thiết lập và sử dụng các công cụ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo, cập nhật, phản hồi cho tài liệu. Khuyến khích chủ động cập nhật tài liệu khi tìm thấy lỗ hổng hoặc nội dung lỗi thời.

Góc nhìn: Google xây dựng môi trường chia sẻ kiến thức

Tại Google, việc xây dựng văn hóa chia sẻ kiến thức không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin. Google đã biến quá trình này thành một nghệ thuật, bắt nguồn từ việc tôn trọng mỗi cá nhân trong tổ chức. Lãnh đạo cao cấp không chỉ nói, mà còn hành động - họ đi đầu và làm gương trong việc này.

Google đã tạo ra một hệ thống trao thưởng cho những ai chia sẻ kiến thức, qua việc đánh giá hiệu suất, thăng chức, và những lời khen ngợi. Để tránh tình trạng thông tin bị phân mảnh, Google đã tạo ra các công cụ hỗ trợ xây dựng Sources of Information tập trung, chuẩn mực như Developer Guides, GO/ Links, Codelabs, Static Analysis…

Không chỉ vậy, Google còn nhấn mạnh việc thông tin cần được cập nhật liên tục. Công ty đã triển khai những bản tin như EngNews, Ownd, và Google's Greatest Hits. Một số bản tin có tên gọi độc đáo như Testing on the Toilet và Learning on the Loo.

Về cộng đồng, Google đã tạo điều kiện cho nhân viên lập nhóm trên nền tảng như Google Groups và Google+ nội bộ để tạo không gian cho việc thảo luận, chia sẻ và giải quyết vấn đề về các chủ đề và dự án khác nhau.

Cuối cùng, ở góc độ lập trình, Google đã đưa ra một chuẩn mực riêng với khái niệm "readability". Không chỉ dừng lại ở việc viết mã dễ đọc, Google đã thiết lập một quy trình tiêu chuẩn, bắt đầu từ một người và sau đó mở rộng ra. Điều này đảm bảo rằng mọi mã nguồn phải được review và phê duyệt bởi những kỹ sư có "readability" cho ngôn ngữ đó, đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn cao nhất.

Lời kết

Kiến thức là tài sản quan trọng đối với các công ty công nghệ phần mềm và việc chia sẻ kiến thức là nền tảng giúp tổ chức trở nên kiên cường và thích ứng với sự thay đổi mạnh mẽ. Xây dựng nền văn hóa chia sẻ cởi mở giúp thúc đẩy việc trao đổi hiệu quả và dễ dàng mở rộng quy mô. Phát triển và chia sẻ kiến thức không chỉ là trách nhiệm của mỗi cá nhân mà còn là nền tảng giúp tổ chức phát triển bền vững và đổi mới.